C’EST QUOI L’ONBOARDING ET L’OFFBOARDING ?

 

L’onboarding et l’offboarding font partis du processus de recrutement, et chez Findyourstaff, c’est le TAM qui s’en occupe. Ce sont des termes anglicismes qui signifient littéralement « embarquement » et « délocalisation ». Ils sont utilisés pour décrire l’accueil d’un nouveau collaborateur et, à l’inverse, la séparation lorsqu’il quitte l’entreprise.

 

 

ONBOARDING

 

Le processus d’onboarding regroupe toutes les pratiques liées à l’accueil et à l’intégration d’un nouveau salarié. Ce terme anglais qui signifie « embarquement » désigne ainsi les actions mises en place par une organisation pour intégrer de nouveaux collaborateurs.

Par ailleurs, la période d’intégration doit tenir compte du temps nécessaire à l’apprentissage d’un nouveau fonctionnement de travail. Ainsi, il est essentiel de ne pas considérer le temps d’intégration d’une nouvelle recrue comme perdu, mais au contraire comme un excellent investissement, au même titre que son apprentissage, son adaptation et ses découvertes.

Mais comment préparer un bon processus d’onboarding ? Voici quelques conseils pour que l’accueil de votre nouveau collaborateur se passe au mieux.

1. Préparer un programme d’intégration

On a tendance à penser que l’onboarding commence à partir du premier jour de travail du nouvel arrivant, mais il démarre bien avant ! Dès la formalisation du besoin de recrutement avec l’entreprise, le TAM prépare l’onboarding en créant un programme d’intégration avec les managers.

 

2. Maintenir la communication entre le recrutement d’un candidat et son arrivée

La communication est PRIMORDIALE au bon déroulé de l’onboarding. Il est très important de tenir au courant le candidat de l’avancée du processus à chaque étape. Le futur collaborateur pourrait être dans d’autres processus de recrutement et une trop longue période sans nouvelles de votre part pourrait le désintéresser.

 

3. Le premier jour

Le jour J, beaucoup d’entreprises prévoient différentes activités afin d’intégrer un nouveau talent : tour des locaux, formation, déjeuner d’intégration et bien plus encore. Néanmoins, il est important de garder en tête que l’intégration ne s’arrête pas au premier jour.

L’enjeu essentiel de l’onboarding est de confirmer que la position et l’entreprise du nouveau collaborateur lui correspond. L’objectif tout au long de la période d’onboarding est de maintenir l’aspect positif de cet « essai ». Le nouveau collaborateur dira-t-il à l’extérieur de l’entreprise que ses premiers jours sont aussi réjouissants que ce qu’il avait envisagé ?

 

4. Des rendez-vous de suivi réguliers tout au long de la période d’essai

Passé le cap du premier mois, la magie peut déjà retomber. S’assurer que le salarié prend ses repères et comprenne son nouvel environnement de travail, à travers des échanges, des rendez-vous réguliers avec son manager, lui permettra d’être de plus en plus à l’aise, de jour en jour. Pour compléter les rendez-vous qui offrent un cadre d’expression au nouveau salarié, des enquêtes de satisfaction peuvent être lancées pour obtenir un feedback plus précis sur des thématiques définies.

 

5. Le mentoring ou l’attribution d’un parrain d’intégration

Le mentor est un salarié volontaire, autre que le manager, amené à servir de guide au nouveau salarié dans la découverte de son environnement de travail. L’attribution d’un mentor va permettre de valoriser l’intégration sociale du nouveau collaborateur au sein de l’entreprise. Il va lui transmettre toutes les informations nécessaires quant aux événements existants au sein de l’entreprise comme à l’extérieur. En ce qui concerne les valeurs de l’entreprise, le mentor joue un rôle important. En effet, chaque entreprise a sa politique, ses valeurs qui dictent le fonctionnement et les attitudes de chacun pour une meilleure cohésion.

 

 

 

 

OFFBOARDING

 

L’offboarding désigne la période précédant le départ, souhaité ou non, d’un salarié. En miroir de l’onboarding, qui est l’art de bien accueillir ses nouveaux collaborateurs, l’offboarding est celui de savoir leur dire au revoir. Prendre soin de ses salariés depuis leurs arrivées jusqu’à leurs départs apportera de nombreux bénéfices à votre entreprise, en termes de réputation, de réseau mais aussi de performance.

Comme pour l’onboarding, plusieurs étapes sont à respecter pour le bon déroulement du processus d’offboarding.

 

1. Communiquer sur les raisons du départ

Lors d’un départ, la transparence et la communication sont les maître-mots. Une fois que vous avez échangé avec le collaborateur sur les raisons de son départ, il faut en faire part au reste de l’équipe. Quitter une entreprise n’est pas un moment agréable pour un salarié, qui appréhende la manière dont ce départ va être perçu par ses collègues. Le préavis peut durer plusieurs semaines, il faut veiller à ce que ces derniers jours se déroulent au mieux en communiquant bien à chaque étape. L’ensemble de l’équipe doit également être informée de la date effective du départ.

 

2. Construire une feuille de route

Au même titre qu’on construit un parcours d’onboarding et un plan de formation à l’arrivée, il faut préparer une feuille de route avec les grandes étapes du départ : la date limite de récupération du matériel, la clôture de l’état financier du collaborateur, les documents à lui remettre en fin de contrat, le remboursement des frais. 

 

3. Anticiper la passation

Si cela est possible et que l’entreprise a eu le temps de recruter un successeur, il est bon de prévoir quelques semaines ou mois pour effectuer la passation. Ce passage de témoin permettra à la nouvelle recrue de prendre plus facilement le relais sur les différents dossiers en cours.Si le successeur n’a pas encore été trouvé, il faut prendre le temps de voir comment les tâches peuvent être réparties temporairement entre les autres membres de l’équipe. Il n’y a rien de pire que de s’apercevoir, au moment où la personne est partie, qu’il y a une rupture de performance pour l’entreprise.

 

4. Recueillir les ressentis des différents acteurs

Au bout de quelques semaines, vous pouvez sonder le collaborateur pour savoir comment il a vécu ce départ, mais aussi récolter le feedback des autres membres de l’équipe pour voir comment ils l’ont perçu pour adapter la stratégie d’offboarding si nécessaire.

 

5. Garder contact avec l’ancien collaborateur

Il est important de maintenir le lien avec l’ancienne recrue par le biais des réseaux sociaux. Vous pouvez le féliciter lorsqu’il trouve un nouveau poste ou le recommander si vous avez apprécié son travail. Garder contact permet aussi de se ménager la possibilité d’un recrutement boomerang, cette pratique qui consiste à réembaucher un salarié, au terme d’une parenthèse dans une autre entreprise ou d’une expérience entrepreneuriale, par exemple.